文件生命週期
閱讀之筆記 20151103
黃霄羽主編”外國檔案事業史”(第二版)P.149起
文件生命週期理論(Theory of Record’s Life Cycle)
理論產生背景：1930年代以來，文件數量的劇增。--文件管理活動日趨專門化，導致文件中心的出現。
最早提出文件生命周期一詞的是1940年美國檔案學者Philip Brooks。
文件中心的最早起源是美國，為因應文件的急劇增加，美國海軍部於1941年設置臨時庫房，集中保存不常使用又必須保存一段時間的大量文件。後來為聯邦政府其他機構仿效，又為其他國家所仿效。
文件生命周期理論的研究起點：
「三階段論」，由英國倫敦大學教授艾利斯，在第一屆國際檔案大會上提出。認為文件的三個階段—現行階段、暫時保存階段和永久保存階段正好與文件的保管場所—辦公室、文件中心和檔案館相吻合對應。
曾任英國公共檔案館館長的Mabbs在1974年出版的專著《文件中心的組織》(The Organization of
Intermediate Records Storage)中吸收了艾利斯的觀點，做了進一步的系統論述。由文件中心的理論而衍生出的文件階段劃分，就成為文件生命周期理論的研究起點。
理論研究日趨完整和系統--1980年代：
阿根廷檔案學者曼努埃爾.巴斯克斯(Manuel
Vazquez)的兩部專著，1982年出版《文件的選擇》和1987年出版《文件生命周期研究》，可謂是全面系統性論
述文件生命周期理論的代表作。此後，歐美各國檔案學者不再只是將文件生命周期理論簡單地視為文件中心的理論基礎，將研究視野拓展到文件的整個運動及這個過程的全面管理。
文件生命周期理論的基本內容
1.
文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運動過程。
(1)
這裡的”文件”是廣義的概念
狹義文件觀的特點是強調文件與檔案是不同性質的事物，當文件辦理完畢或是針對的活動結束後，文件使命即告結束並轉化為檔案。而文件生命周期理論把文件視為一個集合概念，強調現行文件和館藏檔案都只是廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分。
(2)
文件的運動過程具有整體性。文件運動現象如同生命現象一樣，從其最初產生到最後歸宿是一個完整的運動過程。
2.
由於文件價值形態的變化，這一完整過程可劃分為若干階段。
(1)
文件的整體運動過程具有階段性特徵。
(2)
文件運動過程的各階段具有不同特點。
(3)
引起文件階段性變化的根本原因是文件價值形態的規律性變化。
3.
文件在每一階段因其特定的價值形態而與服務對象、保存場所、管理形式之間存在一種內在的對應關係。
(1)
文件在每一個階段的特定價值形態對應於不同的服務對象、保存場所和管理方式。
(2)
各階段文件服務對象、保管場所和管理方式等方面的變化只不過是文件運動不同階段的外在表現，只有價值形態的變化才是其內在決定因素。
文件生命周期理論的重要意義
1.
為文件的全過程管理奠定理論基礎
2.
為文件的分階段管理提供了實踐指導原則
3.
為實現文檔一體化管理和對文件進行前端控制提供理論依據。
文件生命周期要求把從現行文件到檔案的管理看成一個系統工程。
文件生命周期理論在電子時代面臨的挑戰和自身的修正
1.電子文件的生命周期需要有新的理解
加拿大檔案學者Catherine Bailey認為，一部分電子文件在特殊情況下可能做逆向運動。電子文件往往可能會同時處於不同的運動階段。
澳洲檔案學者Frank Upward指出，紙質文件從生成到清理的直線式運動過程已難以適用於電子文件。
2.電子文件周期的階段劃分
國際檔案理事會電子文件委員會在1997年制定「電子文件管理指南」，把電子文件」生命周期劃分為設計、形成和維護三個階段。
美國匹茲堡大學針對失去現行效用的電子文件的保管問題，提出「分布式保管」方案，進入檔案階段的電子文件無須移交到檔案館集中保管，而應由形成機關繼續保管。
3.文件連續體理論
澳洲檔案學者Frank Upward在1990年提出”文件連續體理論(Theory of
Records Continuum)”
思想萌發於20世紀中葉澳洲檔案學者Ian
Maclean
1980年代加拿大檔案學者Jay Atherton明確提出”連續體”概念
直到1990年，澳洲檔案學者Frank
Upward, Sue McKemmish以及英國的Flynn等檔案學者的研究使文件連續體理論基本成型。
文件連續體理論的主要內容是構建了一個多維坐標體系來描述文件的運動過程。此一多維坐標體系包括四個坐標軸—文件保管形式軸、價值表現軸、業務活動軸和形成者軸(按:產生者creator)
第一圈是單份文件
第二圈是案卷
第三圈是全宗
第四圈是全宗集合，即所有全宗的集合
文件連續體理論較之文件周期理論,
1.
研究視角在文件保管形式與業務環境之間的互動。
2.
運用立體、多維的研究方法，全方位考察文件運動過程及規律。
3.
將文件視為一個無須明確分割的連續統一體。
4.
不再要求相關因素的機械對應。
電子文件
--國際檔案界將電子文件的生命周期劃分為設計、形成和維護三個基本階段。
--電子文件需要前端控制，適當干預時機是在電子文件管理系統的設計階段，主張在電子文件生成之前就採取行動。
--電子文件需要前端控制的原因
1.確保電子文件真實可靠性的需要
2.確保電子文件完整歸檔的需要
3.確保電子文件安全利用的需要
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