備註1：這是2006年完成的論文，完成後並未再就內部數據或現況等進行更新，但絕大部分仍可提供參考
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臺灣總督府檔案編排與描述之研究
黃淑惠
【摘要】
臺灣總督府檔案是臺灣歷史相當重要的一部檔案全宗。西元1895-1945年，臺灣受日本統治，對臺灣的歷史、政治、經濟、文化等產生重要影響。臺灣總督府是日治時期臺灣最高行政機構，所留存的公文檔案，正可以作為後人研究當時統治作為的第一手資料。如何整理檔案俾利使用，是為重要的課題。檔案整理並提供利用，主要透過兩種程序：編排與描述。亦即為本研究所關注的焦點。
本研究採用「文獻分析法」、「歷史研究法」與「深度訪談法」進行研究，在文獻蒐集上，主要針對國內關於臺灣總督府檔案分類與編排描述、各種臺灣總督府檔案檢索工具等相關資料進行蒐集；在歷史研究上，是將蒐集到的歷史文獻加以整理分析，探究檔案原始編排描述狀況以及文書處理法令與分類之更嬗；另透過深度訪談，了解檔案管理機構在進行編排描述時，所遭遇的問題及實際狀況，以補文獻之不足。
根據本研究，有下列結論：一、臺灣總督府檔案之實體編排順序係依文獻館所編冊號；二、臺灣總督府檔案之分類及控制層級，副全宗部分係以人為判定，其下各層級如門、類等則依文書處理規程相關規定；三、數位典藏計畫設立諸多新創層級與不同分類方式；四、現存目錄中，以「臺灣總督府文書目錄」與「典藏數位化查詢－日據時期與光復初期檔案整合查詢」最為詳盡，惟該項編目工作費時良久，二目錄均未完竣；五、各種目錄之編目規則各行其是。
最後對前述研究結論提出建議：一、統一臺灣總督府檔案之分類、控制層級與用詞；二、確實進行檔案清查與登錄工作；三、描述檔案可先著錄至案卷層級，或者先著錄主要欄位，日後再予以補充，俾早日提供利用；四、增加著錄件以外各控制層級之資料；五、擴大數位典藏參與學域，廣納檔案學、歷史學人才；六、整合各檢索工具；七、建立檔案編目規則，以供各單位編目之參考依據；八、機關在文書製作時期，即依檔案學控制層級進行歸類。
【目次】
圖目次………………………………………………………………….. iii
表目次………………………………………………………………….. iv
第一章 緒論
第一節 研究動機………………………………………………..1
第二節 研究目的………………………………………………..2
第三節 研究問題………………………………………………..2
第四節 名詞解釋………………………………………………..2
第二章 文獻探討
第一節 臺灣總督府檔案概述…………………………………..5
第二節 臺灣總督府檔案的原始編排與描述…………………..8
第三節 臺灣總督府檔案數位化之後的編排與描述作法……..15
第四節 小結……………………………………………………..20
第三章 研究方法與步驟
第一節 研究方法………………………………………………..21
第二節 研究範圍與限制………………………………………..23
第三節 研究實施步驟…………………………………………..25
第四章 研究結果分析
第一節 臺灣總督府檔案之實體編排…………………………..27
第二節 臺灣總督府檔案所屬檔案群分類……………………..38
第三節 臺灣總督府檔案之控制層級…………………………..46
第四節 臺灣總督府檔案之檢索工具…………………………..80
第五節 檢索工具之著錄規範…………………………………..93
第六節 綜合分析………………………………………………..106
第五章 結論與建議
第一節 結論……………………………………………………...115
第二節 建議……………………………………………………...117
第三節 後續研究建議…………………………………………...120
參考書目…………………………………………………………..…123
附錄
附錄一：1895-1945年日、西、中年對照表…………………….129
附錄二：臺灣總督府組織例示……………………………………130
附錄三：臺灣總督府之文書管理單位……………………………139
附錄四：臺灣總督府文書保存規則………………………………140
附錄五：臺灣總督府文書目錄之著錄規範………………………141
附錄六：深度訪談問題綱要………………………………………152
附錄七：訪談同意書………………………………………………155
圖目次
圖3.1：研究步驟流程………………………………………………….25
圖3.2：研究架構……………………………………………………….26
圖4.1：臺灣總督府檔案原目錄圖例（一）………………………….83
圖4.2：臺灣總督府檔案原目錄圖例（二）………………………….83
圖4.3：臺灣總督府公文類纂查詢系統……………………………….87
圖4.4：國史館臺灣文獻館典藏日據與光復初期檔案查詢系統…….88
圖4.5：查詢結果例示（一）－國史館臺灣文獻館日據時期與光復初期檔案查詢系統……………………………………………89
圖4.6：查詢結果例示（二）－國史館臺灣文獻館日據時期與光復初期檔案查詢系統……………………………………………89
圖4.7：查詢結果例示（三）－國史館臺灣文獻館日據時期與光復初期檔案查詢系統……………………………………………90
表目次
表2.1：臺灣總督府檔案所屬檔案群之檔案產生年代與數量一覽表..6
表2.2：臺灣總督府公文類纂分類板一覽表………………………….10
表2.3：明治二十九年九月訂定之檔案分類………………………….11
表2.4：大正八年訂定之檔案分類…………………………………….13
表2.5：昭和十九年訂定之檔案分類………………………………….14
表2.6：各類文書處理用登記簿概況表……………………………….15
表2.7：國史館臺灣文獻館對於臺灣總督府公文類纂檔案控制層級之選擇方案……………………………………………………16
表2.8：臺灣總督府檔案著錄規格－全宗層次………………………17
表2.9：臺灣總督府檔案著錄規格－系列層次………………………17
表2.10：臺灣總督府檔案著錄規格－附件層次……………………..18
表3.1：預期受訪者與受訪內容一覽表………………………………23
表4.1：臺灣總督府檔案冊號內容一覽表……………………………27
表4.2：臺灣省文獻委員會總督府公文類纂重編冊號記錄表………32
表4.3：臺灣總督府檔案冊數數量不一致情形一覽…………………35
表4.4：國史館臺灣文獻館劃定之臺灣總督府控制層級……………48
表4.5：國史館臺灣文獻館執行數位典藏計畫劃定之臺灣總督府檔案控制層級……………………………………………………49
表4.6：臺灣總督府檔案附件之控制層級……………………………50
表4.7：臺灣總督府檔案控制層級及分類全覽………………………51
表4.8：臺灣總督府附件之分類層級表………………………………76
表4.9：臺灣總督府文書目錄檢索點概覽……………………………84
表4.10：「臺灣總督府文書目錄」之標記規範………………………93
表4.11：「典藏數位化查詢－日據時期與光復初期檔案查詢」之著錄規範………………………………………………………....96
表4.12：國史館臺灣文獻館在不同文件中對臺灣總督府檔案所作之不同分類………………………………………………………107
表4.13：臺灣總督府檔案副全宗及其下之控制層級………………….110
表4.14：臺灣總督檔案各種目錄之檢索點概覽……………………….112
表4.15：臺灣總督府檔案各種檢索工具比較表…………………….…113
表目次………………………………………………………………….. iv
第一章 緒論
第一節 研究動機………………………………………………..1
第二節 研究目的………………………………………………..2
第三節 研究問題………………………………………………..2
第四節 名詞解釋………………………………………………..2
第二章 文獻探討
第一節 臺灣總督府檔案概述…………………………………..5
第二節 臺灣總督府檔案的原始編排與描述…………………..8
第三節 臺灣總督府檔案數位化之後的編排與描述作法……..15
第四節 小結……………………………………………………..20
第三章 研究方法與步驟
第一節 研究方法………………………………………………..21
第二節 研究範圍與限制………………………………………..23
第三節 研究實施步驟…………………………………………..25
第四章 研究結果分析
第一節 臺灣總督府檔案之實體編排…………………………..27
第二節 臺灣總督府檔案所屬檔案群分類……………………..38
第三節 臺灣總督府檔案之控制層級…………………………..46
第四節 臺灣總督府檔案之檢索工具…………………………..80
第五節 檢索工具之著錄規範…………………………………..93
第六節 綜合分析………………………………………………..106
第五章 結論與建議
第一節 結論……………………………………………………...115
第二節 建議……………………………………………………...117
第三節 後續研究建議…………………………………………...120
參考書目…………………………………………………………..…123
附錄
附錄一：1895-1945年日、西、中年對照表…………………….129
附錄二：臺灣總督府組織例示……………………………………130
附錄三：臺灣總督府之文書管理單位……………………………139
附錄四：臺灣總督府文書保存規則………………………………140
附錄五：臺灣總督府文書目錄之著錄規範………………………141
附錄六：深度訪談問題綱要………………………………………152
附錄七：訪談同意書………………………………………………155
圖目次
圖3.1：研究步驟流程………………………………………………….25
圖3.2：研究架構……………………………………………………….26
圖4.1：臺灣總督府檔案原目錄圖例（一）………………………….83
圖4.2：臺灣總督府檔案原目錄圖例（二）………………………….83
圖4.3：臺灣總督府公文類纂查詢系統……………………………….87
圖4.4：國史館臺灣文獻館典藏日據與光復初期檔案查詢系統…….88
圖4.5：查詢結果例示（一）－國史館臺灣文獻館日據時期與光復初期檔案查詢系統……………………………………………89
圖4.6：查詢結果例示（二）－國史館臺灣文獻館日據時期與光復初期檔案查詢系統……………………………………………89
圖4.7：查詢結果例示（三）－國史館臺灣文獻館日據時期與光復初期檔案查詢系統……………………………………………90
表目次
表2.1：臺灣總督府檔案所屬檔案群之檔案產生年代與數量一覽表..6
表2.2：臺灣總督府公文類纂分類板一覽表………………………….10
表2.3：明治二十九年九月訂定之檔案分類………………………….11
表2.4：大正八年訂定之檔案分類…………………………………….13
表2.5：昭和十九年訂定之檔案分類………………………………….14
表2.6：各類文書處理用登記簿概況表……………………………….15
表2.7：國史館臺灣文獻館對於臺灣總督府公文類纂檔案控制層級之選擇方案……………………………………………………16
表2.8：臺灣總督府檔案著錄規格－全宗層次………………………17
表2.9：臺灣總督府檔案著錄規格－系列層次………………………17
表2.10：臺灣總督府檔案著錄規格－附件層次……………………..18
表3.1：預期受訪者與受訪內容一覽表………………………………23
表4.1：臺灣總督府檔案冊號內容一覽表……………………………27
表4.2：臺灣省文獻委員會總督府公文類纂重編冊號記錄表………32
表4.3：臺灣總督府檔案冊數數量不一致情形一覽…………………35
表4.4：國史館臺灣文獻館劃定之臺灣總督府控制層級……………48
表4.5：國史館臺灣文獻館執行數位典藏計畫劃定之臺灣總督府檔案控制層級……………………………………………………49
表4.6：臺灣總督府檔案附件之控制層級……………………………50
表4.7：臺灣總督府檔案控制層級及分類全覽………………………51
表4.8：臺灣總督府附件之分類層級表………………………………76
表4.9：臺灣總督府文書目錄檢索點概覽……………………………84
表4.10：「臺灣總督府文書目錄」之標記規範………………………93
表4.11：「典藏數位化查詢－日據時期與光復初期檔案查詢」之著錄規範………………………………………………………....96
表4.12：國史館臺灣文獻館在不同文件中對臺灣總督府檔案所作之不同分類………………………………………………………107
表4.13：臺灣總督府檔案副全宗及其下之控制層級………………….110
表4.14：臺灣總督檔案各種目錄之檢索點概覽……………………….112
表4.15：臺灣總督府檔案各種檢索工具比較表…………………….…113
The study of arrangements and descriptions of Taiwan Soutokufu Archives
Shuhui Huang
【Abstracts】
The Taiwan Soutokufu Archives are important archive fonds in Taiwan history. During 1895 to 1945, Japan governed Taiwan and materially influenced the history, politics, economy, and culture of Taiwan. Because the Taiwan Soutokufu is the main administration authority during the Japanese colonial period, its archives would be the first hand sources for the research regarding to the act of state during the Japanese colonial period. Therefore, it is an important topic to understand how the archives were arranged to utilize. The archives are arranged to utilize by means of the arrangement and the description, which are also the focus of the essay.
The research methods of the essay are “literature review,” “historical research,” and “in-depth interview.” I mainly searched and collected the classification, the arrangement and description of the Taiwan Soutokufu Archives to search and collect the documents. I arranged and analyzed the collected documents to understand the status of the original arrangements of the archives and the change of the law and classification of the documentary arrangement. To supplement the short of the documents, by means of in-depth interview, I could realize the actual problems and situation which happened while the archives administration institutions arrange and describe the archives.
I have made the following conclusions in the essay. First, the substantial arrangement order of the Taiwan Soutokufu Archives are the volume number of the Taiwan Historica. Second, the arrangements, control levels, and sub-fonds of the Taiwan Soutokufu Archives are determined by Taiwan Historica and the sub levels, are determined by the rules of documentary arrangement. Third, there are many innovative and different methods of the classification in NDAP, National Digital Archives Program. Forth, the “Documentary Index of Taiwan Soutokufu” and the “Digital Japanese Ruling and Postwar Archives Project of Taiwan Historica” are the most complete in the existing indexes. However, the work of arranging the two indexes drains on lots of time and the two indexes have not been accomplished. Fifth, each one of the rules to arrange the index is totally different.
After all, I have made the suggestion upon the forgoing conclusions. First, the classification, control levels and vocabulary should be unified. Second, archieves should be checked and registered authentically. Third, the description of the archives could be initiated in the file folders level or main entry. Forth, the retrieval system should also contain the documents of the control level except the items. Sixth, the finding aids should be coordinated. Seventh, the rules of the arrangement of the archives should be set up. Eighth, the institutions should classify the records by the means of control levels of the archives while they produce the records.
The research methods of the essay are “literature review,” “historical research,” and “in-depth interview.” I mainly searched and collected the classification, the arrangement and description of the Taiwan Soutokufu Archives to search and collect the documents. I arranged and analyzed the collected documents to understand the status of the original arrangements of the archives and the change of the law and classification of the documentary arrangement. To supplement the short of the documents, by means of in-depth interview, I could realize the actual problems and situation which happened while the archives administration institutions arrange and describe the archives.
I have made the following conclusions in the essay. First, the substantial arrangement order of the Taiwan Soutokufu Archives are the volume number of the Taiwan Historica. Second, the arrangements, control levels, and sub-fonds of the Taiwan Soutokufu Archives are determined by Taiwan Historica and the sub levels, are determined by the rules of documentary arrangement. Third, there are many innovative and different methods of the classification in NDAP, National Digital Archives Program. Forth, the “Documentary Index of Taiwan Soutokufu” and the “Digital Japanese Ruling and Postwar Archives Project of Taiwan Historica” are the most complete in the existing indexes. However, the work of arranging the two indexes drains on lots of time and the two indexes have not been accomplished. Fifth, each one of the rules to arrange the index is totally different.
After all, I have made the suggestion upon the forgoing conclusions. First, the classification, control levels and vocabulary should be unified. Second, archieves should be checked and registered authentically. Third, the description of the archives could be initiated in the file folders level or main entry. Forth, the retrieval system should also contain the documents of the control level except the items. Sixth, the finding aids should be coordinated. Seventh, the rules of the arrangement of the archives should be set up. Eighth, the institutions should classify the records by the means of control levels of the archives while they produce the records.
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